De invoering van prestatiebekostiging in de ziekenhuissector heeft bij ziekenhuizen voor zware financiële druk gezorgd. Ook voor Reade, een zorginstelling gespecialiseerd in revalidatiegeneeskunde en reumatologie, pakte dit ongunstig uit. Rob Spaay is concern controller bij Reade en één van de drie genomineerden voor de scriptieprijs bij de HOFAM Controllersopleiding. Spaay heeft in zijn scriptie een praktisch instrument ontwikkeld voor het monitoren van de (financiële) prestaties van de organisatie. Dit instrument signaleert bovendien afwijkingen van de gewenste financiële situatie en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor eventuele bijsturingsacties.

Maatwerk in patiëntenzorg

Om de benodigde controlinstrumenten te ontwikkelen, heeft Spaay de praktische problemen in kaart gebracht die voorkomen bij het bewaken van de (financiële) resultaten. De belangrijkste bottleneck is dat de patiëntenzorg veel maatwerk vereist. Gedurende het revalidatieproces wordt pas duidelijk welk zorgproduct passend is en of deze wel rendabel is.

In een aantal brainstormsessies met leidinggevenden heeft Spaay geanalyseerd welke informatie nodig is om de resultaten te beoordelen en een prognose te kunnen maken van de resultaatontwikkeling. Dit heeft geresulteerd in 15 kengetallen (kpi’s). Naast het bewaken van de personele inzet en het financiële resultaat, zijn drie nieuwe resultaatsgebieden benoemd. 1) De instroom van nieuwe patiënten (de markt). 2) De benutting van klinische capaciteit en 3) het leveren van rendabele producten (proces en portfolio). Het in samenhang sturen op meerdere resultaatsgebieden is nieuw en stelt hogere eisen aan de bedrijfsvoering en het management.

Contractafspraken met zorgverzekeraars

Het tweede control thema is het voorkomen dat geleverde zorg achteraf moet worden terugbetaald aan de verzekeraar, als blijkt dat de plafondafspraak is overschreden. Daarvoor is een prognosemodel voor de te verwachten schadelast nodig en beslisregels voor de signalering en bijsturing. Spaay heeft onderzocht hoe het prognosemodel eruit kan zien en hoe je ermee kan werken.

De bewaking van het onderhandelingsproces met zorgverzekeraars is eveneens van groot belang. Wanneer moeten welke stappen worden genomen en welke afwegingen spelen dan een rol? Met behulp van een stroomschema is dit proces in kaart gebracht en schematisch uitgewerkt.

De rol van de controller

Volgens Spaay moet de controller enerzijds nauw betrokken zijn in het businessproces als adviseur en procesbegeleider. Anderzijds moet hij voldoende onafhankelijk zijn en de autoriteit hebben om de prestatiedoelen vast te stellen, te meten en afwijkingen te rapporteren. Om dit waar te kunnen maken dient de regiefunctie op het gebied van Planning & Control in de organisatie geheel bij de controller te liggen.

Spaay sluit zijn scriptie af met een overzicht van aanbevelingen. Reade moet in samenhang gaan sturen op meetbare resultaten, zowel financieel als niet financieel. Inzicht en tools zijn nodig voor de sturing van het zorgproces, waarbij de ontwikkeling van zorgpaden en de implementatie van best practices belangrijk zijn. Ten aanzien van de contractafspraken met verzekeraars (DBC-verkoop) wordt aanbevolen strategie en doelen expliciet te formuleren en over de resultaten te rapporteren.