Get accounting at the table!

Waarom investeren we zoveel in het maken van analyses en formuleren van strategische adviezen, maar zo weinig in de achterliggende cijfers? De boekhouding van een organisatie staat volgens Marinda van Harskamp, auteur van het boek Accounting Architecture Model, nog teveel in de schaduw. En dat is zonde; ‘Daar is de boekhouding te belangrijk voor. Het moet echt naar een hoger niveau.’

Marinda van Harskamp is alumna van de HOFAM opleiding en heeft haar MBA gehaal bij IBO Business School. Inmiddels is zij ruim 10 jaar werkzaam bij IKEA als ‘boekhoud professional’.

Is de boekhouder geen uitstervend ras, nu al veel taken zijn geautomatiseerd? ‘Nee! Wie moet er anders alle processen en systemen inrichten? Ik ben nu ook betrokken bij de inrichting van een nieuw ERP-systeem bij IKEA. Daar is kennis van de boekhoudprocessen en regelgeving voor nodig. Maar de traditionele boekhouder, als samensteller van de cijfers, zal over een aantal jaren inderdaad niet meer bestaan.’

Volgens Van Harskamp is er een aantal trends die de boekhouding ‘dwingt’ zich anders te organiseren.

1. Automatisering. De boekhouder heeft steeds meer kennis nodig van IT en het internet om de ontwikkelingen bij te houden. ‘En als je kijkt naar wat er allemaal mogelijk is met automatiseren, dan loopt de boekhouding eigenlijk nog vreselijk achter.’
2. Globalisering. ‘De boekhouding bij een multinational als IKEA is veel ingewikkelder. Als iemand bijvoorbeeld een cadeaukaart koopt bij IKEA Amsterdam en daarmee in China winkelt, heeft dat verregaande consequenties voor de geldstromen.’
3. Business Process Management. ‘BPM is een ‘procesoptimalisatieproces’, ofwel een proces dat is gericht op het continu verbeteren van processen. Zo zou de boekhouding eigenlijk moeten worden ingericht.’
4. Informatieveiligheid. ‘Hoe zorgen we ervoor dat de cijfers niet voortijdig al op straat liggen, omdat de systemen niet voldoende zijn afgeschermd?’
5. Talentmanagement. ‘De technische kennis van de boekhouder is meestal prima, maar we moeten investeren in de bedrijfskennis en soft skills. Hoe anders krijgen we de boekhouding meer zichtbaar in de organisatie?’
6. Informatiesnelheid en -behoefte. ‘Managers willen tegenwoordig vaak nu weten wat er aan de andere kant van de wereld gebeurt. Echter, maar weinig organisaties kunnen ‘real time’ de cijfers overleggen.’

En hoe moeten we dan professionaliseren? Van Harskamp behandelt in haar boek het Accounting Architecture Model. Dit model komt oorspronkelijk uit de Supply Chain Management hoek. Van Harskamp: ‘Ik bekijk de processen van de boekhouding als een supply chain, of keten. We hebben het dan over de keten van transactie naar rapportage; order to cash of purchase to pay. Deze geldstromen zijn in de benadering niet anders dan de goederen- of dienstenstroom in de organisatie.’

Van Harskamp ziet het model als het resultaat van haar voortschrijdend inzicht als boekhoud professional bij verschillende multinationals. ‘Bij IKEA hebben we het model niet rechtsstreek geïmplementeerd, maar we hebben wel stappen gemaakt. Als ik het model eerder had gehad, had ik sommige dingen zeker anders aangepakt. Ik denk dus dat het model nuttig is voor andere boekhoud professionals. Voor controllers en analisten is het ook echt een aanrader, als ze beter inzicht willen krijgen in waar hun analyses en adviezen eigenlijk op gebaseerd zijn. En voor managers en IT’ers, die de processen en de systemen moeten inrichten ook.’